KINH NGHIỆM THU THẬP CHỨNG CỨ CỦA LUẬT SƯ NHẬT BẢN

Vừa qua, tôi đã có chuyến công tác tại Nhật Bản từ ngày 25/3/2025 nhằm trao đổi chuyên môn với các đồng nghiệp Nhật Bản. Trong thời gian làm việc tại đây, tôi đã có cơ hội tìm hiểu sâu về những phương pháp thu thập chứng cứ tiên tiến mà giới luật sư Nhật Bản đang áp dụng. Đây là những kiến thức mà tôi rất tâm đắc muốn chia sẻ tới mọi người.

Phần 1: Thu thập chứng cứ trong giai đoạn đàm phán

1. Việc thu thập chứng cứ của các bên

Đây là phương thức mà các bên trực tiếp thu thập những chứng cứ cần thiết cho việc giải quyết tranh chấp. Điều này có hiệu quả nếu bạn có thể nhận được sự hợp tác của bên kia hoặc bên thứ ba.

Ví dụ về việc thu thập thông tin sau khi xảy ra thừa kế: Trong trường hợp của gia đình Sato, người cha đột ngột qua đời và tình trạng tài sản trước khi mất không rõ ràng, nên người con trai cả là người thừa kế đã thu thập những thông tin sau:

• Truy vấn ngân hàng: Kiểm tra sự tồn tại và số dư của tất cả các tài khoản tiết kiệm đứng tên người quá cố; Yêu cầu lịch sử giao dịch trong 10 năm qua và xác định các khoản rút tiền lớn không xác định; Kết quả là đã phát hiện việc chuyển khoản 8 triệu yên đã được tặng cho người thừa kế khác khi người quá cố còn sống.
• Yêu cầu cơ quan thông tin tín dụng cá nhân: Kiểm tra tình trạng khoản vay từ tài chính tiêu dùng (tổng cộng 2,5 triệu yên được vay từ 3 công ty); Kiểm tra trạng thái hợp đồng và số dư sử dụng thẻ tín dụng; Kiểm tra lịch sử trả nợ chậm và lấy đây làm căn cứ để quyết định có từ bỏ quyền thừa kế hay không.

Trong trường hợp này, việc thu thập thông tin phù hợp ở giai đoạn đầu đã làm rõ bức tranh tổng thể về tài sản thừa kế và tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận suôn sẻ giữa người thừa kế chọn từ bỏ quyền thừa kế và người thừa kế nhận thừa kế.

2. Sử dụng hệ thống yêu cầu thông tin qua hiệp hội luật sư

Đây là hệ thống mà dựa theo Điều 23-2 của Luật Luật sư, luật sư có thể yêu cầu báo cáo các vấn đề cần thiết từ các cơ quan công và tư nhân thông qua hiệp hội luật sư đối với các vụ việc mà họ đã nhận.

Ví dụ về bồi thường cho nạn nhân tai nạn giao thông: Trong trường hợp của ông Yamada, người bị thương nặng trong một vụ tai nạn giao thông, người gây ra tai nạn đã bỏ trốn mà không để lại thông tin liên lạc, nhưng nhân chứng đã nhớ một phần biển số xe:

• Thu thập thông tin bằng cách sử dụng yêu cầu qua hiệp hội luật sư: Yêu cầu thông tin từ Cục Vận tải đường bộ thông qua Hiệp hội Luật sư Shizuoka dựa trên thông tin biển số một phần; Lấy thông tin về chủ sở hữu phương tiện có thể liên quan; Tiếp tục yêu cầu thông tin từ các công ty bảo hiểm để xác định công ty bảo hiểm tự nguyện của chủ sở hữu; Kết quả là đã xác định được người gây ra tai nạn và tiến hành đàm phán bồi thường thông qua bảo hiểm trách nhiệm.

Đặc điểm của hệ thống này: Tính cần thiết và tính phù hợp của yêu cầu được xem xét nghiêm ngặt; Không có hiệu lực pháp lý bắt buộc trả lời, nhưng tỷ lệ phản hồi tương đối cao do tính chất công; Trong mối quan hệ với bảo vệ thông tin cá nhân, đôi khi bị hạn chế khi không có sự đồng ý của người liên quan.

Nhật Bản là một trong những quốc gia có phương pháp thu thập chứng cứ khoa học và hiệu quả

3. Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân

Đây là hệ thống mà cá nhân có thể yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân do cơ quan hành chính và các tổ chức khác nắm giữ.

Ví dụ về vụ tai nạn lao động: Trường hợp của ông Suzuki, một nhân viên bị thương tại nhà máy:

• Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân tại Cơ quan giám sát tiêu chuẩn lao động: Yêu cầu tiết lộ báo cáo sự cố do chủ doanh nghiệp đã nộp; Lấy được hồ sơ điều tra xác nhận tai nạn lao động (bao gồm bản ghi lời khai của đồng nghiệp); Qua đó, thu thập được bằng chứng về việc công ty đã không thực hiện các biện pháp an toàn; Kết quả là được sử dụng làm bằng chứng cho yêu cầu bồi thường thiệt hại đối với công ty, ngoài việc hưởng bảo hiểm tai nạn lao động.

4. Hệ thống yêu cầu theo chức năng công việc

Đây là hệ thống mà các chuyên gia có trình độ chuyên môn cụ thể như luật sư, công chứng viên tư pháp có thể yêu cầu giấy đăng ký cư trú, bản sao sổ hộ khẩu do nhu cầu nghề nghiệp.

Ví dụ về xác minh nơi ở của con nợ: Trường hợp của ông Tanaka, người vay tiền từ công ty tài chính tiêu dùng và không trả nợ:

• • Yêu cầu theo chức năng công việc tại ủy ban quận/huyện nơi địa chỉ cuối cùng được xác nhận; Lấy thông tin về nơi chuyển đến và lấy giấy đăng ký cư trú tại địa chỉ mới; Xác định địa chỉ hiện tại và có thể gửi đơn kiện.

Ví dụ về xác định phạm vi người thừa kế

Ví dụ về trường hợp thừa kế có mối quan hệ gia đình phức tạp:

• Thu thập bản sao sổ hộ khẩu và các tài liệu khác: Thu thập bản sao sổ hộ khẩu liên tục từ khi sinh đến khi mất của người để lại di sản; Xác định tất cả những người thừa kế theo pháp luật (bao gồm con cái từ cuộc hôn nhân trước, con được công nhận); Lập sơ đồ giải thích mối quan hệ thừa kế và sử dụng làm tài liệu cơ bản cho thủ tục thừa kế.

5. Sử dụng các cơ quan điều tra tín dụng

Đây là phương pháp sử dụng các cơ quan điều tra tư nhân thu thập và cung cấp thông tin tín dụng của doanh nghiệp.

Ví dụ về điều tra công ty đối tác kinh doanh

Trường hợp của công ty A, một doanh nghiệp vừa và nhỏ đang xem xét giao dịch mới:

• Sử dụng báo cáo của Teikoku Databank và Tokyo Shoko Research: Kiểm tra thông tin tài chính của công ty B (tóm tắt báo cáo tài chính, xu hướng hoạt động kinh doanh); Xem xét kỹ thông tin về nhà quản lý (lịch sử thay đổi giám đốc, thông tin công ty liên kết); Phân tích lịch sử giao dịch (tình trạng giao dịch với các tổ chức tài chính, đánh giá từ các đối tác); Kết quả là phát hiện dấu hiệu gian lận kế toán của công ty B và xem xét lại điều kiện giao dịch.

6. Hệ thống bảo toàn chứng cứ

Đây là thủ tục tòa án bảo toàn chứng cứ trước khi có vụ kiện trong trường hợp có nguy cơ chứng cứ bị mất hoặc bị che giấu.

Ví dụ ứng dụng trong vụ việc lao động

Ví dụ về nhân viên công ty cho rằng mình bị sa thải bất hợp pháp:

• Bảo toàn dữ liệu hồ sơ làm việc trước khi nghỉ việc: Lo ngại công ty có thể sửa đổi dữ liệu thẻ chấm công; Bảo toàn dữ liệu thẻ chấm công trong 1 năm qua thông qua thủ tục bảo toàn chứng cứ của tòa án; Bảo toàn cả hồ sơ đăng nhập và đăng xuất của hệ thống nội bộ công ty; Kết quả là có thể tính toán chính xác tiền làm thêm giờ chưa được trả.

7. Yêu cầu khai báo khi đệ trình lệnh phong tỏa tạm thời

Đây là hệ thống yêu cầu báo cáo về tình trạng tài sản của con nợ đối với bên thứ ba có nghĩa vụ (như ngân hàng) khi chủ nợ phong tỏa tạm thời tài sản của con nợ.

Ví dụ cụ thể: Vụ thu hồi nợ

Ví dụ về cách xử lý khi công ty đối tác kinh doanh có dấu hiệu phá sản:

●  Yêu cầu khai báo đối với tổ chức tài chính: Đệ trình lệnh phong tỏa tạm thời đối với ngân hàng giao dịch chính của công ty con nợ; Lấy thông tin về sự tồn tại và số dư tiền gửi, chi nhánh giao dịch, số tài khoản; Ban đầu không rõ số dư tiền gửi của con nợ, nhưng qua khai báo đã phát hiện khoản tiền gửi 30 triệu yên; Điều chỉnh thích hợp số tiền yêu cầu trong lệnh phong tỏa tạm thời dựa trên kết quả khai báo; Kết quả là đảm bảo quyền ưu tiên thu hồi nợ trước các chủ nợ khác.

Luật sư Việt Nam học hỏi kinh nghiệm thu thập và phân tích chứng cứ từ Luật sư Nhật Bản

Phần 2: Thu thập chứng cứ trong giai đoạn tố tụng

1. Yêu cầu làm rõ của thẩm phán

Đây là hệ thống mà thẩm phán khuyến khích các bên trong vụ kiện đưa ra lập luận và chứng cứ.

Ví dụ cụ thể: Vụ án lao động

Trường hợp kiện đòi tiền làm thêm giờ:

• Yêu cầu làm rõ về tính toán thời gian làm thêm giờ: Cơ sở tính toán thời gian làm thêm giờ mà phía nhân viên khẳng định không rõ ràng; Thẩm phán yêu cầu phía công ty nộp dữ liệu thẻ chấm công và hệ thống quản lý chuyên cần; Yêu cầu nộp các tài liệu liên quan đến điều kiện lao động như quy chế làm việc, hiệp định 36; Do yêu cầu nộp trước mặt thẩm phán, phía công ty đã nộp tài liệu; Kết quả là có thể tính toán thời gian làm thêm giờ dựa trên hồ sơ làm việc khách quan.

Hiệu quả của việc yêu cầu làm rõ của thẩm phán: Có hiệu quả tâm lý cao trong việc khuyến khích tự nguyện nộp; Rủi ro ấn tượng xấu của thẩm phán nếu không đáp ứng; Có sức thuyết phục như một yêu cầu từ thẩm phán công bằng và trung lập.

2. Thu thập tài liệu do bên thứ ba nắm giữ

Đây là hệ thống mà tòa án yêu cầu điều tra hoặc gửi tài liệu đối với bên thứ ba.

Ví dụ cụ thể: Trường hợp tranh chấp về thu nhập

Ví dụ về vụ tính toán tiền cấp dưỡng nuôi con khi ly hôn:

• Sử dụng ủy thác điều tra và ủy thác gửi tài liệu: Nghi ngờ rằng người chồng là chủ doanh nghiệp đã khai báo thu nhập thấp hơn trong tờ khai thuế; Tòa án thực hiện yêu cầu thông tin về tiền lương tiêu chuẩn hàng tháng của người chồng từ văn phòng lương hưu; Cũng yêu cầu thông tin thu nhập từ cơ quan thuế; Kết quả là phát hiện thu nhập thực tế cao hơn nhiều so với khai báo thuế; Sử dụng làm tài liệu cơ bản để tính toán tiền cấp dưỡng con hợp lý.

Đặc điểm: Tỷ lệ phản hồi cao do là ủy thác từ tòa án; Có thể thu thập thông tin mà các bên khó có thể trực tiếp lấy được; Có giá trị chứng cứ cao với tư cách là tài liệu khách quan do cơ quan công quyền nắm giữ.

3. Lệnh nộp tài liệu

Đây là hệ thống mà tòa án ra lệnh cho bên đối phương nộp tài liệu theo đơn yêu cầu của một bên.

Ví dụ cụ thể: Tài liệu nội bộ của công ty

Ví dụ về vụ yêu cầu bồi thường thiệt hại do sản phẩm bị lỗi:

• Lệnh nộp tài liệu đối với nhà sản xuất: Yêu cầu nộp bản vẽ thiết kế sản phẩm, hồ sơ quản lý chất lượng; Nhà sản xuất từ chối nộp với lý do bí mật kinh doanh; Tòa án đánh giá tính chất của tài liệu thông qua thủ tục xem xét riêng (thủ tục chỉ thẩm phán được xem tài liệu); Kết quả là tòa ra lệnh nộp tài liệu ngoại trừ phần bí mật kinh doanh, và thu thập được bằng chứng về lỗi sản phẩm.

Ví dụ cụ thể: Hồ sơ giao dịch

Ví dụ về tranh chấp liên quan đến giao dịch vi phạm Luật Nhà thầu phụ:

• Lệnh nộp tài liệu đối với công ty mẹ: Yêu cầu nộp hồ sơ giao dịch (đơn đặt hàng, phiếu giao hàng) giữa nhà thầu phụ và công ty mẹ; Ra lệnh nộp tài liệu thể hiện toàn cảnh giao dịch trong 5 năm qua; Kết quả là đảm bảo bằng chứng về việc giảm giá liên tục; Trở thành căn cứ để được chấp nhận yêu cầu bồi thường thiệt hại dựa trên vi phạm Luật Nhà thầu phụ.

4. Sử dụng kiến thức chuyên môn

Đây là phương pháp thu thập và phân tích chứng cứ bằng cách sử dụng kiến thức của chuyên gia.

Ví dụ cụ thể: Tranh chấp xây dựng

Trường hợp phát hiện nhiều khiếm khuyết trong căn hộ mới xây:

• Giám định bởi kiến trúc sư: Tòa án chỉ định kiến trúc sư trung lập làm giám định viên; Thực hiện khảo sát tại chỗ, đối chiếu với tài liệu thiết kế; Chứng minh khoa học các khiếm khuyết như rò rỉ nước mưa, sàn nghiêng, cách nhiệt kém; Đưa ra ước tính hợp lý chi phí sửa chữa; Kết quả là có thể chứng minh khách quan sự tồn tại của khiếm khuyết và mức độ thiệt hại.

Đại diện Nhật Bản trao đổi kinh nghiệm thu thập chứng cứ trong tố tụng dân sự

Phần 3: Thu thập chứng cứ trong giai đoạn thi hành án

1. Thủ tục công khai tài sản

Đây là hệ thống mà chủ nợ có văn bản chứng nhận nghĩa vụ yêu cầu công khai tình trạng tài sản của con nợ thông qua tòa án.

Ví dụ cụ thể: Vụ thu hồi nợ

Trường hợp đã có phán quyết nhưng không có khoản thanh toán tự nguyện:

• Sử dụng thủ tục công khai tài sản:
  • Yêu cầu con nợ có mặt tại tòa án; Con nợ tuyên thệ và công khai toàn diện tình trạng tài sản:
    • Sự tồn tại và số dư tiền gửi (phát hiện tổng cộng 8 triệu yên tiền gửi tại nhiều tổ chức tài chính); Sự tồn tại của các khoản phải thu (trường hợp chủ doanh nghiệp, phát hiện các khoản phải thu từ 5 công ty đối tác); Nơi làm việc (trường hợp cá nhân, phát hiện nguồn thu nhập từ công việc phụ đang bị che giấu).
  • Khai báo gian dối bị xử phạt hình sự (phạt tù dưới 3 năm hoặc phạt tiền dưới 500.000 yên); Kết quả là có thể thực hiện cưỡng chế thi hành hiệu quả đối với tài sản đã phát hiện.

Đặc điểm: Có hiệu quả cao do con nợ trực tiếp có mặt và tuyên thệ; Có thể thu thập thông tin toàn diện về tất cả tài sản; Khuyến khích khai báo trung thực nhờ hiệu ứng răn đe của hình phạt hình sự.

2. Yêu cầu thông tin qua hiệp hội luật sư trong giai đoạn thi hành án

Đây là phương pháp xác định tài sản đối tượng thi hành án bằng cách sử dụng hệ thống yêu cầu thông tin qua hiệp hội luật sư sau khi có văn bản chứng nhận nghĩa vụ.

Ví dụ cụ thể: Phong tỏa quyền đối với khoản tiền gửi

Ví dụ về thu hồi nợ sau khi có phán quyết thắng kiện:

• Điều tra tiền gửi sau khi có văn bản chứng nhận nghĩa vụ: Yêu cầu thông tin về sự tồn tại của tài khoản con nợ tại các tổ chức tài chính chính thông qua hiệp hội luật sư; Nhận được thông tin công khai về số dư tiền gửi cụ thể; Lấy lịch sử giao dịch trong 6 tháng qua và nắm bắt mô hình gửi tiền định kỳ; Kết quả là xác định được tài khoản nhận lương và thực hiện phong tỏa hiệu quả.

Đặc điểm: Số lượng tổ chức tài chính đáp ứng yêu cầu tăng lên do đã có văn bản chứng nhận nghĩa vụ; Có thể thu thập thông tin để nâng cao hiệu quả của việc phong tỏa; Tránh phong tỏa lãng phí và thực hiện thi hành án hiệu quả.

Chuyến công tác tại Nhật Bản không chỉ nâng cao kỹ năng thu thập chứng cứ mà còn mở ra cơ hội trao đổi chuyên môn giữa hai hệ thống pháp lý Nhật Bản – Việt Nam. Những kinh nghiệm thu được từ phương pháp phân tích, đánh giá chứng cứ của Luật sư Nhật Bản mang lại giá trị thực tiễn sâu sắc khi áp dụng vào tố tụng dân sự tại Việt Nam. Bên cạnh đó, các cuộc thảo luận chuyên sâu với đại diện Nhật Bản góp phần thúc đẩy giao lưu thực tiễn pháp lý giữa hai nước, tạo cơ hội hợp tác và học hỏi lẫn nhau.

LUẬT SƯ DƯƠNG VĂN THÀNH